Datenschutzordnung der VSG Altglienicke e.V.

Teil A- Allgemeines und Zuständigkeiten

§1 Gesetzlichkeiten

Die Volkssport Gemeinschaft Altglienicke e.V. verarbeitet personenbezogene Daten z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit und der Historie des Vereins. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein diese Datenschutzordnung.

§2 Begriffe

Zur besseren Lesbarkeit der Datenschutzordnung der VSG Altglienicke e.V. werden nachfolgende Begriffe verwendet.

Mitglieder sind alle aktiven Sportler und Sportlerinnen sowie Passive, die in der zentralen Mitgliederdatenbank der VSG Altglienicke e.V. erfasst sind.

Teilnehmer sind Teilnehmer und Teilnehmerinnen, die an sportlichen Veranstaltungen der VSG Altglienicke e.V. teilnehmen, ggf. auch Zuschauer und Zuschauerinnen.

Mitarbeiter sind alle für die VSG Altglienicke e.V. tätigen Übungsleiter und Übungsleiterinnen, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, sonstige Ehrenamtliche und Angestellte unabhängig davon, ob sie Mitglied oder kein Mitglied des Vereins sind.

§3 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein nur ein Mitarbeiter mit der Führung der zentralen Mitgliederdatenbank beauftragt ist und weitere Mitarbeiter nicht ständig mit dieser Mitgliederdatenbank arbeiten, wird kein Datenschutzbeauftragter benannt.

§4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der geschäftsführende Vorstand nach § 26 BGB (siehe Impressum). Die Führung der zentralen Mitgliederdatenbank obliegt dem Vorstandsmitglied „Beisitzer“, der/die mit der Aufgabe der statistischen Mitgliedererfassung durch den geschäftsführenden Vorstand beauftragt wurde. Anfragen, Infos und Widerspruch über E-Mail datenschutz@vsg-altglienicke.de

§5 Beschwerdestelle

Die bezirkliche Beschwerdestelle zu Datenschutzsachveralten ist auf den Seiten des Bezirksamtes Treptow/Köpenick benannt.

Teil B- Personenbezogene Daten 

§1 Erhebung personenbezogener Daten

1. Der Verein erfasst auf der Ebene des Vereinsvorstandes für die zentrale Mitgliederdatenbank personenbezogene Daten von Mitgliedern und Mitarbeitern. Die Mitgliedererfassung erfolgt analog über einen schriftlichen Aufnahmeantrag, der beim zuständigen Vorstandsmitglied für Statistik „Beisitzer“ verbleibt. Weiterhin werden die Daten in einer digitalen zentralen Mitgliederdatenbank auf zwei externen Datenträgern erfasst, die das Vorstandsmitglied für Statistik verwaltet. Der Zugriff auf die Datensätze der Datenträger ist passwortgeschützt.
2. Die Erhebung der personenbezogenen Daten erfolgt nach dem Prinzip der Datenminimierung.
3. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses erfasst der Verein insbesondere die folgenden personenbezogenen Daten seiner Mitglieder: Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Geburtsort, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern, E-Mail-Adresse sofern angegeben.
4. Während der Mitgliedschaft können weitere zweckgebundene Daten von Mitgliedern oder Mitarbeitern in der zentralen Mitgliederdatenbank mit aufgenommen werden, wie z.B. Informationen zu Übungsleitertätigkeiten, Auszeichnungen, Unterlagen für die Finanzabwicklung usw.
5. Die Mitglieder und Mitarbeiter sind zur Mitteilung bei Veränderungen ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet. Dazu kann das nachfolgende Mitteilungsblatt genutzt werden Änderungsmitteilung
6. Sofern gesetzliche Vorgaben dazu verpflichten, muss die VSG Altglienicke e.V. personenbezogene Daten von Teilnehmern abfragen und speichern (z.B. bei Pandemieauflagen)

§2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Die erfassten personenbezogen Daten der Mitglieder werden im Verein zweckgebunden zum Führen der zentralen Mitgliederdatenbank und damit zur Erstellung von Vereinsstatistiken für Dachverbände und sonstiger Institutionen/Dienstleister sowie zur Information für die Mitgliederversammlungen verarbeitet.
2. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Mitgliedern und Mitarbeitern. Für jede Kategorie von betroffenen Mitgliedern und Mitarbeitern wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

§3 Verwendung personenbezogener Daten für den Wettkampfbetrieb

1. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landes- und Sportdachverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, sind personenbezogene Daten der Mitglieder durch die jeweiligen Abteilungen weiterzuleiten, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§4 Verwendung personenbezogener Daten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden zweckgebundene personenbezogene Daten in Aushängen, in Vereinszeitungen, in Stadionheften usw. veröffentlicht und können an Presse und Medien weitergegeben werden, sofern die Informationspflicht es verlangt. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen, z.B. Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellungen, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang, einschl. Sportfotos.
2. Personenbezogene Daten (Name, Vorname, Vereinszugehörigkeit, Abteilung) werden zur Darstellung und Nennung im Zusammenhang mit Ehrenlisten, bei persönlichen sportlichen Auszeichnungen, bei größeren sportlichen Erfolgen usw. verwendet und können durch Fotos der betreffenden Mitglieder, Mitarbeiter und Mannschaften ergänzt werden.
3. Von öffentlichen sportlichen Veranstaltungen und von sportlichen Veranstaltungen der Abteilungen des Vereins im ursprünglichen Sinne unserer Vereinsarbeit sowie von Zusammenkünften und Versammlungen einzelner und mehrerer Mitglieder, Teilnehmer und Mitarbeiter vor, nach und außerhalb der sportlichen Veranstaltungen jeweils mit dem Bezug zum satzungsgemäßen Zweck des Vereins (Meisterschafts-/Mannschaftsfotos, Übergabe von Auszeichnungen, gemeinsame Veranstaltungen der Abteilungen außerhalb des unmittelbaren Sportbetriebes usw.) können Fotos angefertigt werden, die zur öffentlichen Darstellung genutzt werden können.
4. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen des Vereins bzw. außerhalb von Zusammenkünften und Versammlungen des Vereins gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

§5 Verwendung bei Herausgabe von Mitgliederdaten und Mitgliederlisten

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeitern im Verein insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§6 Speicherung von personenbezogenen Daten

1. Personenbezogene Daten von Mitgliedern werden so lange gespeichert, bis die Mitgliedschaft bzw. die Tätigkeit eines Mitarbeiters beendet wird.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern und Mitarbeitern können über den Zeitpunkt der Beendigung der Mitgliedschaft bzw. der Beendigung der Tätigkeit weiterhin gespeichert bleiben, sofern gesetzliche Bestimmungen oder vertragliche Belange dieses erfordern.
3. Personenbezogene Daten von Mitgliedern, Mitarbeitern und Mannschaften, die in die Vereinshistorie aufgenommen wurden, verbleiben dauerhaft im Bestand der Vereinschronik.
4. Personenbezogene Daten von Teilnehmern (sofern diese zu erheben sind; siehe oben zu Pandemieauflagen) werden auf Grundlage der zutreffenden gesetzlichen Vorgaben bis zum erstmöglichen Löschungstermin aufbewahrt.

§7 Auskunftsverlangen zu und Löschung von personenbezogenen Daten

1. Der geschäftsführende Vorstand ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig datenschutz@vsg-altglienicke.de.
2. Die Löschung von personenbezogenen Daten, das Abpixeln bzw. Löschen von Fotos oder Fotoausschnitten sowie Anträge auf Einschränkung der Verwendung von personenbezogenen Daten können durch jedes Mitglied und jeden Mitarbeiter bzw. durch jedes ehemalige Mitglied und jeden ehemaligen Mitarbeiter des Vereins unter der nachfolgenden E-Mail-Adresse datenschutz@vsg-altglienicke.de beim geschäftsführenden Vorstand beantragt werden.

§8 Datenverlust

1. Alle Tätigkeiten im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten sind so zu handhaben, dass ein Datenverlust oder ein Datendiebstahl auszuschließen ist. Der Sorgfaltspflicht beim Umgang mit personenbezogenen Daten ist jedes Mitglied und jeder Mitarbeiter verpflichtet.
2. Sollten Mängel beim Datenschutz oder anzupassende Festlegungen in dieser Datenschutzordnung erkannt werden, ist jeder verpflichtet, diese umgehend an den geschäftsführenden Vorstand zu melden datenschutz@vsg-altglienicke.de.
3. Bei eventuellem Datenverlust oder Datendiebstahl ist der geschäftsführende Vorstand innerhalb von 24 Stunden zu informieren datenschutz@vsg-altglienicke.de.
4. Bei eventuellen Datenverlust oder Datendiebstahl hat der geschäftsführende Vorstand innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Meldefrist den Sachverhalt an den Datenschutzbeauftragten des Landes Berlin unter Beachtung der notwendigen Meldeinformationen zu übermitteln.

§9 Sonstiges

1. Das Erheben, Verarbeiten, Verwenden und Löschen von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Meldung von Unfällen oder Schäden an Versicherungen basiert auf vorgegebenen Vordrucken des Versicherungsgebers und liegt damit nicht in der Verantwortung des Vereins.

Teil C- Internetpräsenz

§1 Grundsätze zu den Inhalten der Internetpräsenz

1. Die VSG Altglienicke e.V. betreibt eine Internetpräsenz unter www.vsg-altglienicke.de. Die Inhalte der Internetseiten dienen der Information über den Sportbetrieb und zur Historie des Vereins.
2. Die Verantwortlichkeit für die Internetpräsenz liegt beim geschäftsführenden Vorstand. Anfragen und Infos über E-Mail datenschutz@vsg-altglienicke.de

§2 Technisch organisatorischer Bereich

1. Die Internetseite der VSG Altglienicke e.V. wird über eine verschlüsselte Verbindung aufgerufen.
2. Für die vollständige Darstellung aller Seiteninhalte werden auf unseren Seiten notwendige technische Cookies gesetzt (essenzielle Cookies). Dieses ist zwingend erforderlich. Eine Deaktivierung ist nur über die Einstellung in ihrem Browser möglich. Danach könnten die Seiteninhalte jedoch unvollständig angezeigt werden.
3. Cookies für Marketing, Third Party oder Tracking Cookies werden auf den Internetseiten der VSG Altglienicke e.V. unsererseits nicht gesetzt. Sofern auf Seiten eine Weiterleitung zu externen Diensten erfolgen kann (z.B. google-maps), wird durch Cookiebanner eine Auswahlmöglichkeit angeboten.
4. Auf die Einrichtung von Foren, Gästebüchern oder ähnlichen sowie auf das Anbieten von Neuigkeitsblättern wurde verzichtet.

§3 Personenbezogene Daten auf den Internetseiten

1. Auf den Internetseiten des Vereins werden die Daten der Ansprechpartner des Vorstands, der Abteilungen und ggf. weiterer Mitarbeiter mit Vornamen, Nachname, Funktion, und Vereins-E-Mail-Adresse veröffentlicht; ggf. auch Telefonnummer. Je Einzelfunktion kann der Umfang der genannten veröffentlichten Daten verschieden sein.
2. Personenbezogene Daten können auf den Internetseiten der VSG Altglienicke e.V. zweckgebunden gemäß den Festlegungen des „Teil B, §4- Verwendung personenbezogener Daten im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit“ veröffentlicht werden. Zur Öffentlichkeitsarbeit gehört auch die Erstellung und die Veröffentlichung der Vereinschronik, die über die Internetseite des Vereins einzusehen ist.

§4 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail betreibt der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation vorzugsweise zu nutzen ist. Sofern Verantwortliche private E-Mail-Accounts verwenden, haben diese die Bestimmungen zum Datenschutz bei Datenübermittlungen zu beachten.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinanderstehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
3. Auf einigen Seiten der Internetpräsenz können für Anfragen Kontaktformulare zur Verfügung stehen. Die Daten aus diesen Kontaktformularen verbleiben zur Beantwortung bei der angeschriebenen Abteilung und werden nicht weitergegeben.

§5 Soziale Netzwerke und Messenger-Dienste

1. Auf den Internetseiten der VSG Altglienicke e.V. sind keine Links zu sozialen Netzwerken gesetzt. Alle mit dem Namen VSG Altglienicke existierenden Zugänge zu sozialen Medien gehören privaten Nutzern.
2. Durch die VSG Altglienicke e.V. werden keine Mitarbeiter verpflichtet, für die Organisation und zur Durchführung des Sportbetriebes Messenger-Dienste zu nutzen.
3. Werden durch Mitarbeiter zur Organisation und zur Durchführung des Sportbetriebes Kommunikationsebenen in sozialen Netzwerken bzw. bei Messenger-Diensten eingerichtet, so ist kein Mitglied verpflichtet, diesen beizutreten. Dem Mitglied dürfen dadurch keine Nachteile entstehen.
4. Sofern Mitarbeiter soziale Netzwerke oder Messenger-Dienste für die Organisation und für die Durchführung des Sportbetriebes nutzen wollen, sind sie zur Einhaltung aller bei der VSG vorgegebenen Datenschutzfestlegungen verpflichtet.
5. Sofern ein Mitglied einem sozialen Netzwerk bzw. einem Messenger-Dienst im Rahmen des Sportbetriebes beitreten möchte, erfolgt dieses freiwillig. Es muss von ihm eine Zustimmung eingeholt oder von ihm abgegeben werden. Das Beitreten oder das Verbleiben in einer solchen Gruppe gilt automatisch als Zustimmung. Bei minderjährigen Mitgliedern wird davon ausgegangen, dass die jeweiligen Erziehungsberechtigten den Beitritt oder den Verbleib veranlasst haben.
6. Mit dem Einrichten, Beitreten und Nutzen einer Kommunikationsebene in sozialen Netzwerken bzw. bei Messenger-Diensten gelten deren AGB und Datenschutzbedingungen.

Teil D- Weitere Bestimmungen

§1 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleitungen, Angestellte, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), werden auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten verpflichtet.
2. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, Datenverwendung oder Weitergabe ist untersagt.

§2 Regelungen zur Internetpräsenz

1. Die Abteilungen haben für ihren Internetauftritt gegenüber dem Internetverantwortlichen des Vereins einen Verantwortlichen benannt, der die Einhaltung der Bestimmungen der Datenschutzordnung bestätigt hat.
2. Der Internetverantwortliche des Vereins ist gegenüber den Abteilungen hinsichtlich der Inhalte auf den Internetseiten weisungsbefugt. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Internetverantwortlichen des Vereins kann der geschäftsführende Vorstand die Genehmigung zum Betrieb einer betroffenen Seite bis zur Beseitigung der Mängel zeitlich verwehren. Die Entscheidung des geschäftsführenden Vorstandes ist unanfechtbar.

§3 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Datenschutzordnung

1. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung der VSG Altglienicke e.V. vorgesehen sind, intern im Verein geahndet werden.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben können durch den Gesetzgeber mit Freiheits- oder Geldstrafe geahndet werden (bei Arbeitnehmern ggf. mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen).

§4 Inkrafttreten

1. Diese Datenschutzordnung wurde durch die Vorstandssitzung erstmalig am 25.05.2018 im Rahmen der Vorstandssitzung beschlossen und auf der Homepage der VSG Altglienicke e.V. veröffentlicht.
2. Diese Datenschutzordnung unterliegt einer Laufendhaltung. Anfragen und Infos über E-Mail datenschutz@vsg-altglienicke.de

Berlin Altglienicke, der 25.05.2018/überarbeitet 06.03.2023

Der geschäftsführende Vorstand